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Raumbuchung digital: Humly, Joan, Evoko im Vergleich
Wer kennt es nicht: Der Konferenzraum ist laut Kalender frei, vor Ort sitzt aber bereits ein Team drin. Oder umgekehrt — der Raum ist gebucht, bleibt aber leer. Digitale Raumbuchungssysteme lösen beide Probleme. Ein Display direkt am Raum zeigt den aktuellen Status, ermöglicht spontane Buchungen und gibt nicht genutzte Räume automatisch frei.
Warum digitale Raumbuchung?
Studien von Steelcase und JLL zeigen, dass Meetingräume in Unternehmen durchschnittlich nur zu 40 bis 60 Prozent ausgelastet sind — obwohl sie zu 80 Prozent der Zeit als „gebucht" erscheinen. Die Differenz erklärt sich durch No-Shows, verkürzte Meetings und Phantom-Buchungen. Ein Raumbuchungssystem mit automatischer Freigabe erhöht die effektive Auslastung um 20 bis 30 Prozent.
Humly
Humly aus Schweden bietet ein umfassendes Ökosystem aus Raumpanels, Workplace-Analytics und Desk-Booking. Das Humly Room Display ist ein elegantes 10-Zoll-Touch-Panel mit LED-Statusanzeige. Grün bedeutet frei, Rot bedeutet belegt — sichtbar aus mehreren Metern Entfernung.
Die Stärke von Humly liegt in der Analytics-Plattform. Facility-Manager erhalten detaillierte Auswertungen über Raumauslastung, No-Show-Raten und Buchungsmuster. Die Integration mit Microsoft 365 und Google Workspace ist nativ — Buchungen aus dem Kalender erscheinen automatisch auf dem Panel. Humly unterstützt auch Desk-Booking und Visitor Management als Zusatzmodule.
Preislich liegt Humly im oberen Segment. Das Hardware-Panel kostet circa 800 bis 1.000 Euro, die Software-Lizenz liegt bei circa 10 bis 15 Euro pro Raum und Monat. Dafür erhält man ein ausgereiftes Enterprise-Produkt mit zentraler Verwaltung für hunderte Räume.
Joan
Joan von Visionect setzt auf E-Ink-Displays. Der Vorteil: Extrem niedriger Stromverbrauch (Akkulaufzeit bis zu einem Jahr), keine Blendung und ein papierähnliches Erscheinungsbild. Joan-Panels gibt es in 6 und 13 Zoll. Die Montage ist denkbar einfach — doppelseitiges Klebeband genügt, kein Stromanschluss nötig.
Funktional bietet Joan die Kernfunktionen: Raumbuchung, Kalenderintegration (Microsoft 365, Google), automatische Freigabe bei No-Show und spontane Buchung am Panel. Die Software-Plattform ist cloud-basiert und über ein Web-Dashboard verwaltbar. Joan eignet sich besonders für Unternehmen, die eine schnelle, kabellose Installation ohne bauliche Eingriffe bevorzugen.
Die Kosten liegen bei circa 500 bis 700 Euro für das Panel plus circa 8 bis 12 Euro pro Raum und Monat für die Software. Die E-Ink-Technologie bedingt eine langsamere Bildaktualisierung — Animationen oder farbige Statusanzeigen sind nicht möglich.
Evoko
Evoko, ebenfalls aus Schweden, war einer der Pioniere im Raumbuchungsmarkt. Das aktuelle Modell Evoko Naso ist ein 8-Zoll-Touch-Display mit integriertem Bewegungssensor. Der Sensor erkennt, ob sich Personen im Raum befinden, und gibt den Raum automatisch frei, wenn er nach Buchungsbeginn leer bleibt.
Evokos Alleinstellungsmerkmal ist die Einfachheit. Das System richtet sich an Unternehmen, die eine unkomplizierte Plug-and-Play-Lösung suchen. Die Integration beschränkt sich auf Microsoft 365 und Google Workspace. Erweiterte Analytics sind begrenzt, dafür ist die Einrichtung in unter 15 Minuten pro Raum erledigt.
Hardware-Kosten liegen bei circa 700 bis 900 Euro pro Panel, Software bei circa 5 bis 8 Euro pro Raum und Monat. Evoko bietet ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis für Unternehmen mit überschaubarem Rauminventar.
Vergleichsmatrix
In Sachen Display-Technologie setzt Humly auf LCD-Touch, Joan auf E-Ink und Evoko auf LCD-Touch mit Sensor. Bei der Kalenderintegration sind alle drei gleichwertig mit Microsoft 365 und Google Workspace. Analytics bietet Humly am umfangreichsten, Joan bietet Basisdaten, Evoko minimale Auswertungen. Die Installation ist bei Joan am einfachsten (kabellos), während Humly und Evoko einen Stromanschluss benötigen. In der Skalierbarkeit führt Humly mit Enterprise-Management für große Standorte.
Empfehlung nach Anwendungsfall
Für Unternehmen mit mehr als 50 Räumen und Bedarf an detaillierten Analytics empfehlen wir Humly. Für schnelle, kabellose Installation ohne Umbau ist Joan die beste Wahl. Für kleinere Unternehmen mit 5 bis 20 Räumen und Fokus auf Einfachheit bietet Evoko das beste Preis-Leistungs-Verhältnis.
Fazit
Digitale Raumbuchung ist kein Luxus, sondern eine Effizienz-Maßnahme. Die Investition von 500 bis 1.000 Euro pro Raum amortisiert sich durch bessere Raumauslastung und weniger Frustration innerhalb weniger Monate. Die Wahl zwischen Humly, Joan und Evoko hängt von der Unternehmensgröße, den Anforderungen an Analytics und der gewünschten Installationsart ab.